Personvernerklæring for Fotballprogresjon Norge AS

Fotballprogresjon Norge (FPN) tilbyr fotballtrening, treningsgrupper, fotballskoler, camps, tester, utviklingspakker og andre aktiviteter for barn og unge. Tjenestene bestilles av foresatte på vegne av barn, og opplysningene vi behandler gjelder derfor både foresatte og spillere.

For å kunne organisere og gjennomføre aktivitetene våre trenger vi noen opplysninger om spillerne og foresatte. Vi er opptatt av at disse opplysningene behandles på en trygg og fornuftig måte, og at vi tar særlig hensyn til barns personvern.

1. Hvem er ansvarlig?

Fotballprogresjon Norge AS er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i FPN.

Fotballprogresjon Norge AS

Org.nr.: 899 304 942

Julius Rosens vei 35, 1454 Fagerstrand

E-post: post@fotballprogresjon.no

Telefon: 980 35 100

Nettside: fotballprogresjon.no

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

Vi behandler opplysninger som vi trenger for å organisere aktivitetene våre og følge opp spillere og foresatte. Dette kan blant annet være:

• navn, alder, kjønn og kontaktopplysninger
• foresattes kontaktopplysninger
• klubbtilhørighet, spillerposisjon og sportslig bakgrunn
• påmeldinger, treninger og aktiviteter
• testresultater, målinger og andre opplysninger om spillerens sportslige utvikling
• mål, notater og rapporter fra oppfølging, for eksempel i Total Spillerutvikling og utviklingspakkene
• bilder, film og videoanalyse når dette inngår i aktiviteten
• opptak av samtaler og møter når dette er avtalt på forhånd (se punkt 6 og 7)
• betalings- og fakturaopplysninger
• kommunikasjon med spillere og foresatte

Vi kan også motta opplysninger om for eksempel skader, allergier, medisiner eller andre helseforhold som det er nødvendig for treneren å kjenne til for å kunne ivareta spilleren og gjennomføre aktiviteten på en trygg og forsvarlig måte.

Opplysningene mottar vi blant annet gjennom påmelding og gjennom den løpende kontakten mellom foresatte, spillere, FPN og de aktuelle trenerne, for eksempel via e-post og SMS.

3. Hva bruker vi opplysningene til?

Vi bruker personopplysninger for å:

• administrere påmeldinger, treninger, camps og andre aktiviteter
• kommunisere med spillere og foresatte
• organisere og tilpasse treningen
• følge opp spillerens sportslige utvikling
• gjennomføre tester, målinger og videoanalyse der dette er en del av tilbudet
• levere utviklingspakker og skrive rapportene som hører til
• ivareta spillernes sikkerhet og behov for tilrettelegging
• håndtere betaling, fakturering og regnskap
• administrere forsikring og eventuelle skader eller forsikringssaker
• sende informasjon om FPNs tilbud
• oppfylle krav som følger av lov

Vi behandler opplysninger når dette er nødvendig for å levere tjenestene våre, følge opp avtalen med foresatte eller spilleren, oppfylle lovpålagte krav eller ivareta en berettiget interesse hos FPN.

Når behandlingen skal være frivillig, for eksempel fotografering og filming til publisering og markedsføring, ber vi om samtykke. Opplysninger om helse behandler vi bare når foresatte selv har gitt oss dem for at treneren skal kunne ivareta spilleren.

4. Bilder og film til publisering og markedsføring

FPN bruker bilder og film fra treninger, camps og arrangementer for å vise frem aktivitetene våre på blant annet nettsider, i sosiale medier og i nyhetsbrev.

Vi publiserer ikke bilder eller film der et barn kan gjenkjennes uten at foresatte har samtykket. Samtykket gis ved påmelding, der foresatte svarer ja eller nei på om FPN kan bruke bilder og film av spilleren i sosiale medier, på nettsidene våre og i nyhetsbrevet. Svaret lagres sammen med påmeldingen, og vi sjekker det før noe publiseres.

Det er frivillig å samtykke, og barnet kan delta på alle FPNs aktiviteter selv om svaret er nei.

Selv om foresatte har samtykket, skal vi respektere det dersom barnet selv ikke ønsker å bli fotografert eller filmet.

Samtykket kan når som helst trekkes tilbake ved å skrive til post@fotballprogresjon.no. FPN vil da ikke ta nye bilder eller opptak av spilleren for disse formålene og vil stanse videre bruk av materialet. Så langt det er mulig vil vi også fjerne tidligere publisert materiale fra kanaler FPN selv kontrollerer.

Skal et bilde brukes på plakater eller annet trykt materiell, avtaler vi det med de foresatte i hvert enkelt tilfelle.

5. Videoanalyse som del av treningen

På enkelte av FPNs tilbud er filming og videoanalyse en del av selve treningen. Dette gjelder blant annet Tanner Speed.

På Tanner Speed brukes blant annet filming, videoanalyse, tester og målinger for å analysere spillerens løpsteknikk og hurtighet og gi spilleren individuell tilbakemelding. Treningen leveres av Tanner Speed Academy i Göteborg, som selv filmer spillerne som en del av treningen og analysen.

Denne filmingen er en nødvendig del av det aktuelle treningstilbudet og er derfor noe annet enn FPNs fotografering og filming til publisering og markedsføring. Det skal være tydelig ved påmelding når filming og videoanalyse inngår som en del av tilbudet.

Opptak som gjøres for trening og analyse skal brukes til dette formålet. De kan ikke brukes til markedsføring eller publisering i sosiale medier uten at det foreligger et eget samtykke til det.

Bare trenerne i Tanner Speed som gjør analysen, har tilgang til opptakene. Opptakene slettes innen 30 dager etter at analysen er levert.

6. Utviklingspakker og fagpersoner utenfor FPN

Utviklingspakkene leveres av fagpersoner som FPN samarbeider med. Når dere bestiller en pakke, får fagpersonen det dere oppga i bestillingen (for eksempel spillerens navn, fødselsår, posisjon, draktnummer og mål), slik at han kan gjøre jobben sin. Ordrebekreftelsen sier alltid hvem fagpersonen er.

Kampanalyse og løpsteknikk-analyse. Dere sender videoen rett til fagpersonen. Send den i kanalen som står i ordrebekreftelsen, ikke del den videre, og la den ikke bli liggende i e-post eller meldingstjenester etter at analysen er levert. Videoen går aldri gjennom FPN, den deles bare med denne fagpersonen og brukes kun til den ene analysen. I den avanserte løpsteknikk-analysen får også analyseverktøyet Vuemotion videoen, se under. Analysen og rapporten handler bare om spilleren som har bestilt, og videoen vises ikke til andre. Fagpersonen sletter videoen innen 30 dager etter at pakken er ferdig levert. Fagpersonen behandler videoen på vegne av FPN, etter en skriftlig databehandleravtale som forbyr all annen bruk.

Dere må selv ha rett til å dele videoen dere sender. Opptak fra klubbens kamera (for eksempel Veo) tilhører som regel klubben, så spør klubben først hvis dere er i tvil.

Avansert løpsteknikk-analyse. I den avanserte analysen bruker Tanner Speed også Vuemotion, et AI-verktøy som analyserer bevegelsene i videoen. Vuemotion får videoen fra Tanner Speed og behandler den på oppdrag fra dem. Vuemotion Labs Pty Ltd er et australsk selskap, så videoen kan bli lagret og behandlet i Australia og USA (se punkt 14). Når dere bestiller den avanserte analysen, krysser dere av for at videoen kan analyseres i Vuemotion. Vil dere ikke det, kan dere bestille den vanlige løpsteknikk-analysen, der bare Tanner Speed ser videoen. Hvor lenge Vuemotion lagrer videoen, følger Vuemotions egne regler. Vil dere ha videoen slettet der, skriver dere til post@fotballprogresjon.no, så sørger vi for at Tanner Speed ber Vuemotion slette den.

Andre spillere i en kampvideo. I en video av en hel kamp vil også lagkamerater og motstandere kunne kjennes igjen. Vi kan ikke be alle familiene om samtykke, og vi bygger derfor på en berettiget interesse: spilleren som har bestilt, kan bare få en ordentlig analyse av det som skjer i kamp, og det krever hele kampen. Vi gjør inngrepet så lite som mulig. Videoen ses av én fagperson, brukes til én analyse, lagres ikke hos FPN, publiseres aldri og slettes innen 30 dager. Ingen andre spillere enn den som har bestilt, blir vurdert, nevnt i rapporten eller omtalt overfor noen. Fagpersonen har ingen grunn til å finne ut hvem de andre spillerne er, og gjør det ikke. Hos FPN kobles videoen aldri til navn, klubb eller kampsted for andre enn spilleren som har bestilt.

Til deg som er foresatt til et barn som kan være med i en slik video: vi vet ikke hvem som er med på opptaket, og kan derfor ikke informere deg direkte. Dette avsnittet er informasjonen vår til deg. Barnet ditt blir ikke analysert, og det lages ingen opplysninger om det. Har du likevel spørsmål eller innvendinger, kan du skrive til post@fotballprogresjon.no, så svarer vi, og bruken av videoen stanses.

Mental trening. Kartleggingsskjemaet går bare til den mentale treneren, og Fotballprogresjon Norge lagrer det ikke. Havner et svar hos oss ved en feil, slettes det ulest. Den mentale treneren er selv ansvarlig for opplysningene han får i skjemaet og i samtalene. FPN får bare den korte rapporten med målet og oppgavene videre, som sendes til dere.

Mentorsamtale. Samtalen tas opp for at vi skal kunne lage rapporten. Opptaket ser bare mentoren og den som skriver rapporten, det deles ikke videre, og det slettes så snart rapporten er sendt. Ønsker dere ikke opptak, sier dere fra, så finner vi en løsning.

Rapportene fra utviklingspakkene sendes til foresatte på e-post. Fagpersonen leser og godkjenner rapporten før den sendes.

7. Total Spillerutvikling

I Total Spillerutvikling følger vi spilleren tett over tid, og vi behandler derfor flere opplysninger enn ellers: mål, treningsdagbok, notater fra samtaler og utviklingsplaner.

Møter og samtaler tas bare opp når foresatte har samtykket til det på forhånd. Opptaket brukes til å skrive referat og plan. Det slettes når dokumentet er godkjent, og bare teksten tas vare på.

8. Bruk av kunstig intelligens (AI)

FPN bruker AI som skrivehjelp når vi lager rapporter, referater og utkast til oppfølging. For deg som forelder betyr det dette:

• AI-tjenesten får bare det som trengs for å skrive teksten: spillerens fornavn og det faglige innholdet. Kontaktopplysninger sendes aldri dit. Video sendes aldri dit. I kampanalysen ser AI-en ikke kampen og vurderer ikke spilleren; den setter sammen rapporten av det fagpersonen selv har skrevet eller sagt.
• Lydopptak gjøres om til tekst med programvare vi kjører selv, og sendes ikke til noen ekstern taletjeneste. Lyden slettes når teksten er laget.
• En trener eller fagperson leser og godkjenner alt før det sendes til dere. Ingen vurdering av spilleren overlates til AI alene.
• Leverandøren vi bruker (Anthropic) behandler opplysningene på våre vegne etter en databehandleravtale, og har ikke lov til å bruke dem til å trene modellene sine.
• Ett unntak: i den avanserte løpsteknikk-analysen analyseres videoen av AI-verktøyet Vuemotion, som Tanner Speed bruker. Dere krysser av for det når dere bestiller, se punkt 6.

9. Når foresatte ønsker å fotografere eller filme

Vi forstår at foresatte noen ganger ønsker å fotografere eller filme en øvelse eller et treningsmoment for å følge opp sitt eget barns trening og utvikling.

FPN er ikke et klubblag. Spillerne våre kommer fra forskjellige klubber og miljøer, og barn og foresatte kjenner derfor ikke nødvendigvis hverandre. Vi ønsker derfor å være tydelige på hva som gjelder ved fotografering og filming.

• Du kan fotografere eller filme ditt eget barn, så lenge det ikke forstyrrer treningen.
• Bilder og film der andre barn kan gjenkjennes, skal ikke deles i sosiale medier, meldingsgrupper eller andre digitale kanaler uten at de foresatte til disse barna har sagt ja.
• Treneren kan be om at fotografering eller filming avsluttes dersom det forstyrrer treningen, eller dersom et barn eller en foresatt ikke ønsker det. FPN kan også bestemme at fotografering eller filming ikke er tillatt under enkelte aktiviteter.

At FPN eller en trener filmer som en del av et bestemt treningstilbud, betyr ikke at foresatte eller andre automatisk kan filme deltakerne.

10. Barns personvern

De fleste spillerne hos FPN er barn og unge. Vi skal derfor være ekstra forsiktige med hvordan opplysninger, bilder og film om spillerne brukes.

Vi samler ikke inn flere opplysninger enn vi trenger, og opplysninger om en spiller skal bare deles med trenere eller andre som trenger dem for å utføre oppgavene sine.

Vi skal også lytte til barnet. Dersom et barn ikke ønsker å bli fotografert eller filmet for publisering eller markedsføring, skal dette respekteres.

11. Informasjon og markedsføring på e-post og SMS

FPN kan sende praktisk informasjon om aktiviteter som spilleren er påmeldt, for eksempel informasjon om tid, sted og gjennomføring.

Vi kan også sende informasjon og markedsføring om FPNs øvrige tilbud på e-post når vi har grunnlag for det. Alle slike e-poster har en lenke for å melde seg av.

Selv om vi i noen tilfeller allerede har telefonnummeret ditt gjennom et eksisterende kundeforhold, sender vi kun SMS-markedsføring dersom du har gitt et uttrykkelig samtykke til dette. Samtykke kan gis ved å melde seg på via et skjema eller en lenke. SMS sendes fra avsender-ID «FPN Norge». Vi sender normalt et begrenset antall meldinger per år i forbindelse med kampanjer eller viktige oppdateringer. Du kan når som helst melde deg av SMS ved å svare STOPP på en mottatt melding.

12. Markedsføring via sosiale medier og annonseplattformer

Vi bruker annonseplattformer som Meta (Facebook og Instagram), og kan senere ta i bruk andre plattformer som Google, for å nå både eksisterende og potensielle kunder med relevant informasjon om treningstilbud, camps og kampanjer.

For å vise annonser til våre egne kunder kan vi laste opp kontaktopplysninger som e-postadresse eller telefonnummer til Meta og opprette en tilpasset målgruppe (Custom Audience). Opplysningene gjøres om til en kryptert kode før de sendes, slik at de ikke kan leses som vanlig tekst, og brukes kun til å koble deg mot en profil du selv har på plattformen.

Vi kan også be Meta finne nye personer som ligner på våre eksisterende kunder (lignende målgruppe / Lookalike Audience). Dette bygger på den tilpassede målgruppen, men nye personer kontaktes aldri med dine opplysninger. Meta bruker dem kun til å finne profiler med lignende kjennetegn.

Vi kan også bruke sporingsteknologi (for eksempel Meta-piksel og lignende verktøy) på nettsiden vår for å måle effekten av annonser og vise relevante annonser til besøkende. Der dette krever samtykke, innhenter vi det gjennom samtykkeløsningen på nettsiden.

Behandlingsgrunnlaget er ditt samtykke der det kreves, eller vår berettigede interesse i å markedsføre tjenestene våre til egne kunder. Du kan når som helst protestere mot denne bruken, og da stopper vi den uten ugrunnet opphold (se punktet om dine rettigheter).

Når vi bruker tilpassede målgrupper, er Meta og Fotballprogresjon Norge i visse tilfeller felles behandlingsansvarlige for selve sammenkoblingen, i tråd med Metas vilkår for annonsører. Metas egen personvernerklæring finner du på facebook.com, og du kan selv styre hvilke annonser du ser i annonseinnstillingene på Facebook og Instagram.

Det er bare kontaktopplysninger som brukes til dette. Opplysninger vi har om spillerne, som navn, alder og klubb, lastes aldri opp til annonseplattformer.

13. Hvilke systemer og leverandører bruker vi?

FPN bruker enkelte eksterne tjenester for å drive virksomheten. Dette omfatter blant annet:

• SuperInvite for påmelding og booking
• Google Workspace for blant annet e-post, administrasjon og lagring
• Mailchimp for utsendelse av e-post og SMS
• Meta Platforms (Facebook og Instagram) til markedsføring og målgrupper, se punkt 12
• Anthropic for AI-skrivehjelp, se punkt 8
• Indirekte AS, som bygger og drifter de automatiske jobbene våre (ordrebekreftelser, rapporter, omgjøring av lyd til tekst) og bruker Anthropic og GitHub på våre vegne
• Notion for oppfølgingen i Total Spillerutvikling
• Vuemotion, som Tanner Speed bruker til bevegelsesanalyse i den avanserte løpsteknikk-analysen, se punkt 6
• GitHub for kjøring av automatiske jobber
• betalings- og regnskapstjenester

Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne skal behandle opplysningene på en trygg måte og bare bruke dem til de avtalte formålene, i henhold til databehandleravtaler. Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter.

14. Overføring til land utenfor EØS

Noen av våre leverandører kan behandle eller lagre personopplysninger utenfor EØS. Når dette skjer sørger vi for at overføringen skjer i samsvar med gjeldende personvernregler og godkjente overføringsmekanismer.

Dette gjelder blant annet Meta og Anthropic i USA. Overføringen skjer i samsvar med EU-kommisjonens overføringsgrunnlag. For Meta er det EU–US Data Privacy Framework, for Anthropic EUs standardkontrakter (SCC). Vuemotion kan behandle videoer i Australia og USA. Vuemotion oppgir i sin personvernerklæring at slike overføringer skjer med godkjente overføringsmekanismer, blant annet EUs standardkontrakter.

15. Forsikring

Spillere er dekket av ulykkesforsikring gjennom If under aktivitet hos FPN.

Ved skade melder foresatte selv saken til If, med en kode de får fra FPN. Vi sender ikke deltakeropplysninger til If. Ber If om opplysninger i en konkret sak, deler vi bare det som er nødvendig for å håndtere den.

16. Hvor lenge beholder vi opplysningene?

Vi beholder personopplysninger så lenge vi trenger dem for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem.

• Kundedata: inntil 5 år der det er nødvendig av hensyn til regnskap eller dokumentasjon.
• Markedsføringssamtykker: frem til samtykket trekkes tilbake eller etter lengre tids inaktivitet.
• Opplysninger som foresatte eller spillere gir direkte til FPN eller en trener, for eksempel via e-post eller SMS: ikke lenger enn det er behov for dem.
• Videoopptak som gjøres for trening og analyse, og video dere sender til en fagperson i en utviklingspakke: slettes innen 30 dager etter at analysen eller pakken er ferdig levert.
• Video i den avanserte løpsteknikk-analysen, kopien hos Vuemotion: etter Vuemotions egne regler. Dere kan be om sletting, se punkt 6.
• Opptak av samtaler og møter: slettes når rapporten eller referatet er ferdig.
• Bilder og film til publisering: når et samtykke trekkes tilbake, stanser FPN videre bruk av materialet og fjerner så langt det er mulig tidligere publisert materiale fra kanaler FPN selv kontrollerer.

17. Hvordan beskytter vi opplysningene?

FPN har rutiner for hvordan personopplysninger skal oppbevares og deles.

Opplysninger skal bare være tilgjengelige for trenere og andre som trenger dem for å gjøre jobben sin. Vi skal være særlig forsiktige med opplysninger om barns helse, bilder og video.

Dersom en trener får opplysninger direkte fra foresatte eller spilleren, skal opplysningene bare deles videre dersom andre trenger dem for å ivareta eller følge opp spilleren.

18. Dine rettigheter

Du kan kontakte FPN dersom du ønsker å:

• vite hvilke personopplysninger vi har om deg eller barnet ditt
• få feil opplysninger rettet
• be om at opplysninger slettes
• protestere mot hvordan vi bruker opplysningene
• trekke tilbake et samtykke

Hvilke rettigheter som gjelder, avhenger av hvorfor vi behandler opplysningene.

Ta kontakt på post@fotballprogresjon.no, så hjelper vi deg.

Dersom du mener at FPN behandler personopplysninger i strid med personvernreglene, kan du også klage til Datatilsynet.

19. Endringer

Vi oppdaterer personvernerklæringen dersom tjenestene våre eller måten vi behandler personopplysninger på endrer seg.

Gjeldende versjon vil være tilgjengelig på fotballprogresjon.no.